Thủ tục thành lập công ty 2026: Hồ sơ, 5 bước thực hiện mới nhất

Thủ tục thành lập công ty năm 2026 gồm 5 bước chính: chọn loại hình, chuẩn bị thông tin (tên, trụ sở, ngành nghề, vốn), soạn hồ sơ, nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sau 03 ngày làm việc. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết từng bước theo quy định mới nhất, kèm danh sách hồ sơ cho từng loại hình và những việc bắt buộc phải làm sau khi có giấy phép.

Căn cứ pháp lý mới nhất về thủ tục thành lập công ty

Từ ngày 01/7/2025, thủ tục thành lập doanh nghiệp được thực hiện theo bộ quy định mới. Các văn bản bạn cần biết:

• Luật Doanh nghiệp 2020, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/7/2025) – bổ sung quy định về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp – quy định hồ sơ, trình tự và thời hạn giải quyết.
• Thông tư 68/2025/TT-BTC – ban hành biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp (thay thế Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

Lưu ý: cơ quan tiếp nhận hồ sơ hiện nay là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thành phố (không còn là Sở Kế hoạch và Đầu tư như trước).

Điều kiện trước khi làm thủ tục thành lập công ty

Trước khi bắt đầu thủ tục thành lập công ty, bạn cần đảm bảo đủ 5 điều kiện sau:

1. Người thành lập không thuộc đối tượng bị cấm

Cá nhân từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ đều được thành lập công ty. Một số trường hợp không được thành lập, quản lý doanh nghiệp theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp, tiêu biểu là cán bộ, công chức, viên chức; sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong lực lượng vũ trang.

2. Tên công ty hợp lệ

Tên công ty gồm loại hình + tên riêng (ví dụ: Công ty TNHH Thương mại An Phát). Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký và không dùng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục. Bạn nên tra cứu tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ.

3. Trụ sở chính rõ ràng, hợp pháp

Địa chỉ trụ sở phải xác định được trên lãnh thổ Việt Nam (số nhà, đường, phường/xã, tỉnh/thành phố). Không đặt trụ sở tại căn hộ chung cư có chức năng để ở. Sau khi sắp xếp lại đơn vị hành chính năm 2025, hãy ghi địa chỉ theo tên phường/xã mới.

4. Ngành nghề kinh doanh đúng mã

Ngành nghề được ghi theo mã ngành cấp 4 trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (Quyết định 36/2025/QĐ-TTg). Với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện khi bắt đầu hoạt động.

5. Vốn điều lệ phù hợp

Phần lớn ngành nghề không yêu cầu vốn tối thiểu và không phải chứng minh vốn khi đăng ký. Tuy nhiên, thành viên/cổ đông phải góp đủ vốn trong 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận. Xem thêm: Vốn điều lệ tối thiểu khi thành lập công ty là bao nhiêu?

Hồ sơ trong thủ tục thành lập công ty theo từng loại hình

Biểu mẫu áp dụng theo Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC. Bảng dưới tổng hợp hồ sơ cho 4 loại hình phổ biến:

Giấy tờ pháp lý gồm: CCCD hoặc hộ chiếu với cá nhân; Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc giấy tờ tương đương) và văn bản cử người đại diện với thành viên/cổ đông là tổ chức. Trường hợp nhà đầu tư nước ngoài góp vốn, cần thêm Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo Luật Đầu tư. Nếu ủy quyền cho người khác hoặc đơn vị dịch vụ nộp hồ sơ, kèm theo văn bản ủy quyền.

Điểm mới cần chú ý: từ 01/7/2025, công ty TNHH và công ty cổ phần phải kê khai chủ sở hữu hưởng lợi – cá nhân sở hữu thực tế vốn điều lệ hoặc có quyền chi phối doanh nghiệp – và lưu giữ, cập nhật thông tin này. Đây là lỗi khiến nhiều hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.

Chưa biết nên chọn TNHH hay cổ phần? Tham khảo: So sánh công ty TNHH và công ty cổ phần.

Thủ tục thành lập công ty: 5 bước chi tiết

Bước 1: Chọn loại hình doanh nghiệp

Cá nhân kinh doanh một mình thường chọn TNHH 1 thành viên; nhóm 2–50 người góp vốn chọn TNHH 2 thành viên trở lên; nếu có kế hoạch gọi vốn hoặc phát hành cổ phần, chọn công ty cổ phần.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin đăng ký

Chốt tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề (mã cấp 4), vốn điều lệ, tỷ lệ góp vốn, người đại diện theo pháp luật và thông tin chủ sở hữu hưởng lợi.

Bước 3: Soạn hồ sơ

Soạn hồ sơ theo đúng biểu mẫu tại bảng trên. Điều lệ phải có đầy đủ nội dung chủ yếu theo Luật Doanh nghiệp và chữ ký của các thành viên/cổ đông sáng lập.

Bước 4: Nộp hồ sơ trực tuyến

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hiện được nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Người nộp đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử, tải lên bản scan hồ sơ đã ký và theo dõi tình trạng xử lý ngay trên cổng. Hồ sơ được chuyển đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi công ty đặt trụ sở chính.

Bước 5: Nhận kết quả

Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, bạn sẽ nhận thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Việc cần làm ngay sau khi thành lập công ty

Có Giấy chứng nhận mới chỉ là bước đầu. Để công ty hoạt động hợp pháp, bạn cần làm tiếp:

1. Khắc con dấu – doanh nghiệp tự quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu.
2. Treo biển hiệu tại trụ sở chính.
3. Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty để góp vốn và giao dịch.
4. Đăng ký chữ ký số để kê khai, nộp thuế điện tử.
5. Đăng ký hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn đầu tiên.
6. Kê khai thuế ban đầu và chọn phương pháp tính thuế GTGT.
7. Góp đủ vốn trong 90 ngày như đã cam kết.
8. Xin giấy phép con nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện.

Hướng dẫn chi tiết từng việc: Sau khi thành lập công ty cần làm gì ngay?

Lỗi thường gặp khi làm thủ tục thành lập công ty

• Tên công ty trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký.
• Ghi địa chỉ trụ sở theo tên phường/xã cũ, hoặc đặt trụ sở tại căn hộ chung cư để ở.
• Ghi sai mã ngành, chọn mã không có trong Hệ thống ngành kinh tế hiện hành.
• Thiếu Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi với công ty TNHH, cổ phần.
• Điều lệ thiếu chữ ký hoặc thiếu nội dung bắt buộc.
• Người nộp hồ sơ không có văn bản ủy quyền hợp lệ.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục thành lập công ty

Thành lập công ty mất bao lâu?

Cơ quan đăng ký kinh doanh giải quyết trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Tính cả thời gian chuẩn bị hồ sơ, thường mất khoảng 5–7 ngày làm việc.

Thành lập công ty có cần chứng minh vốn không?

Không. Khi đăng ký bạn chỉ kê khai vốn điều lệ, trừ một số ngành nghề yêu cầu vốn pháp định hoặc ký quỹ. Thành viên, cổ đông phải góp đủ vốn trong 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận.

Có thể tự làm thủ tục thành lập công ty online không?

Có. Bạn có thể tự nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản định danh điện tử. Tuy nhiên, hồ sơ soạn sai mẫu, thiếu thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hoặc chọn sai mã ngành rất dễ bị yêu cầu sửa đổi, kéo dài thời gian.

Có được dùng nhà riêng làm trụ sở công ty không?

Có, nếu là nhà ở riêng lẻ có địa chỉ rõ ràng. Không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư có chức năng để ở.

Chủ sở hữu hưởng lợi là gì?

Là cá nhân có quyền sở hữu thực tế vốn điều lệ hoặc có quyền chi phối doanh nghiệp. Từ 01/7/2025, công ty TNHH và cổ phần phải kê khai danh sách này khi đăng ký thành lập (nếu có).

Liên hệ MIENNAM Services để được hỗ trợ thủ tục thành lập công ty

Thủ tục thành lập công ty không khó, nhưng chỉ một sai sót nhỏ về tên, địa chỉ trụ sở, mã ngành hay danh sách chủ sở hữu hưởng lợi cũng khiến hồ sơ bị trả về và mất thêm nhiều ngày. Nếu bạn muốn tập trung vào việc kinh doanh, hãy để MIENNAM Services lo toàn bộ phần giấy tờ:

• Tư vấn miễn phí chọn loại hình, đặt tên, chọn mã ngành phù hợp.
• Soạn và nộp hồ sơ thay bạn, theo dõi đến khi có Giấy chứng nhận.
• Hỗ trợ khắc dấu, chữ ký số, hóa đơn điện tử và các việc sau thành lập.

📞 Gọi ngay 0988 44 6464 hoặc nhắn Zalo để được tư vấn miễn phí và báo giá trong 15 phút. Bạn cũng có thể để lại thông tin liên hệ, chuyên viên sẽ gọi lại cho bạn.