Thủ tục, hồ sơ Tăng vốn điều lệ Công ty năm 2026

Tăng vốn điều lệ công ty là một trong những thay đổi pháp lý quan trọng mà nhiều doanh nghiệp cần thực hiện khi mở rộng quy mô, kêu gọi nhà đầu tư hoặc đáp ứng yêu cầu của đối tác và cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp lúng túng vì không nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị, thời hạn phải thực hiện và những quy định mới nhất hiện hành. Bài viết này hướng dẫn toàn bộ quy trình tăng vốn điều lệ công ty theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng, nhanh và tránh sai sót.

Vốn điều lệ là gì và tại sao cần tăng?

Theo khoản 34 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên, cổ đông hoặc chủ sở hữu đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty. Đây là con số được ghi trực tiếp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và phản ánh quy mô, năng lực tài chính của công ty trong mắt đối tác, khách hàng và cơ quan nhà nước.

Doanh nghiệp thường có nhu cầu tăng vốn điều lệ trong các trường hợp sau:

• Mở rộng hoạt động kinh doanh: Đầu tư thêm máy móc, mặt bằng, nhân sự hoặc mở rộng sang thị trường mới đòi hỏi nguồn lực tài chính lớn hơn.
• Đáp ứng điều kiện kinh doanh có điều kiện: Một số ngành nghề yêu cầu vốn pháp định tối thiểu (bảo hiểm, ngân hàng, bất động sản, chứng khoán…), doanh nghiệp cần tăng vốn để đủ điều kiện hoạt động.
• Thu hút nhà đầu tư mới: Khi có nhà đầu tư trong nước hoặc nước ngoài muốn góp vốn, doanh nghiệp thực hiện tăng vốn điều lệ để phản ánh đúng cơ cấu sở hữu mới.
• Nâng cao uy tín và năng lực đấu thầu: Nhiều hợp đồng và gói thầu yêu cầu vốn điều lệ tối thiểu nhất định.
• Tái cơ cấu tài chính: Chuyển hóa khoản vay hoặc lợi nhuận tích lũy thành vốn góp để lành mạnh hóa bảng cân đối kế toán.

Các hình thức tăng vốn điều lệ phổ biến

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, việc tăng vốn điều lệ công ty được thực hiện theo các hình thức khác nhau:

Đối với công ty TNHH một thành viên

Chủ sở hữu có thể góp thêm vốn trực tiếp để tăng vốn điều lệ. Trường hợp muốn huy động thêm người tham gia góp vốn, công ty phải chuyển đổi loại hình sang công ty TNHH hai thành viên trở lên và thực hiện thủ tục tương ứng.

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên

Có hai cách phổ biến: tăng vốn góp của các thành viên hiện hữu theo tỷ lệ tương ứng với phần vốn góp, hoặc tiếp nhận thêm thành viên mới góp vốn vào công ty.

Đối với công ty cổ phần

Công ty cổ phần có thể tăng vốn điều lệ thông qua chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu, chào bán cổ phần riêng lẻ hoặc chào bán ra công chúng. Trong trường hợp Đại hội đồng cổ đông thông qua việc chào bán cổ phần thành nhiều đợt, Hội đồng quản trị được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký tăng vốn điều lệ sau khi kết thúc mỗi đợt bán.

Hồ sơ tăng vốn điều lệ công ty

Căn cứ Điều 44 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC, hồ sơ đăng ký tăng vốn điều lệ bao gồm:

Giấy tờ cơ bản (bắt buộc)

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 12 – Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Văn bản nội bộ về quyết định tăng vốn theo từng loại hình:

• Tài liệu chứng minh đã hoàn tất góp vốn tăng thêm: Đây là yêu cầu quan trọng mới được Nghị định 168/2025 bổ sung — doanh nghiệp chỉ được nộp hồ sơ sau khi phần vốn tăng thêm đã thực sự được góp đủ, không phải ngay sau khi có nghị quyết tăng vốn.
• Điều lệ công ty sửa đổi, bổ sung (nếu có thay đổi nội dung điều lệ liên quan đến vốn).

Giấy tờ phát sinh theo tình huống

• Biên bản định giá tài sản (nếu góp vốn bằng tài sản cố định, quyền sử dụng đất, thực hiện theo Luật Đất đai 2024).
• Văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư đối với các trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn.
• Văn bản ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Lưu ý: Toàn bộ tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt trước khi nộp hồ sơ.

Quy trình tăng vốn điều lệ công ty từng bước

Bước 1: Tổ chức họp và thông qua quyết định tăng vốn

Doanh nghiệp tổ chức họp nội bộ (Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông tùy loại hình) để thảo luận và thông qua nghị quyết tăng vốn. Nội dung nghị quyết cần ghi rõ mức vốn điều lệ mới, hình thức tăng vốn, nguồn vốn góp và tỷ lệ phân bổ giữa các thành viên/cổ đông.

Bước 2: Hoàn tất việc góp vốn thực tế

Đây là bước bắt buộc trước khi nộp hồ sơ theo quy định mới. Toàn bộ phần vốn tăng thêm phải được các thành viên/cổ đông thực nộp đủ (bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc tài sản). Doanh nghiệp cần lưu giữ chứng từ giao dịch để đưa vào hồ sơ chứng minh.

Bước 3: Soạn thảo hồ sơ và cập nhật Điều lệ

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo danh mục trên, đồng thời cập nhật Điều lệ công ty với mức vốn điều lệ mới và tỷ lệ góp vốn điều chỉnh (nếu có thay đổi).

Bước 4: Nộp hồ sơ qua dangkykinhdoanh.gov.vn

Đăng nhập tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc tài khoản VNeID (mức độ 2) tại cổng dangkykinhdoanh.gov.vn. Chọn “Đăng ký thay đổi” → chọn loại hình doanh nghiệp → điền thông tin thay đổi vốn điều lệ. Tải lên toàn bộ tài liệu dưới dạng PDF, ký xác thực bằng chữ ký số và thanh toán lệ phí 100.000 đồng trực tuyến.

Bước 5: Nhận kết quả

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao Giấy biên nhận điện tử. Trong vòng 3 ngày làm việc, cơ quan này xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với vốn điều lệ được cập nhật. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp bổ sung, sửa đổi.

Thời hạn đăng ký và mức phạt nếu chậm trễ

Theo quy định, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định tăng vốn. Đây là thời hạn pháp lý bắt buộc.

Trường hợp chậm hoặc không đăng ký thay đổi, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Mức phạt phụ thuộc vào thời gian chậm trễ và mức độ vi phạm, nhưng quan trọng hơn là những giao dịch, hợp đồng ký kết trong giai đoạn chưa đăng ký có thể phát sinh rủi ro về giá trị pháp lý.

Những lưu ý quan trọng khi tăng vốn điều lệ

Góp vốn trước, nộp hồ sơ sau. Khác với quy định cũ, Nghị định 168/2025 yêu cầu doanh nghiệp phải chứng minh đã hoàn tất thanh toán phần vốn tăng thêm trước khi nộp hồ sơ. Điều này đồng nghĩa với việc không thể đăng ký tăng vốn “trên giấy tờ” khi vốn thực tế chưa được góp đủ.

Góp vốn bằng tài sản cần định giá độc lập. Nếu phần vốn tăng thêm được góp bằng tài sản (máy móc, thiết bị, quyền sử dụng đất…), cần có biên bản định giá tài sản từ tổ chức có thẩm quyền để tránh tranh chấp và đảm bảo hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài. Khi việc tăng vốn có sự tham gia của nhà đầu tư nước ngoài hoặc doanh nghiệp được coi là có vốn đầu tư nước ngoài, hồ sơ phải kèm theo văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư. Đây là bước bổ sung không thể bỏ qua.

Cập nhật các thủ tục liên quan sau tăng vốn. Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần thông báo cho ngân hàng, cập nhật hồ sơ thuế và thông báo cho đối tác, khách hàng nếu cần thiết.

Dịch vụ tăng vốn điều lệ doanh nghiệp trọn gói

Với những doanh nghiệp bận rộn hoặc lần đầu thực hiện thủ tục này, việc tự soạn hồ sơ và theo dõi xử lý thường mất nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót khiến hồ sơ bị trả lại. Đây là lúc dịch vụ hỗ trợ pháp lý doanh nghiệp phát huy giá trị.

MIENNAM Services cung cấp dịch vụ tăng vốn điều lệ công ty trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn xác định hình thức tăng vốn phù hợp, soạn thảo toàn bộ hồ sơ theo đúng Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đến nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ xử lý tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp nhận kết quả mà không cần trực tiếp đến cơ quan nhà nước.

Để tìm hiểu thêm về các gói dịch vụ hoặc được tư vấn cụ thể cho tình huống của doanh nghiệp, liên hệ MIENNAM Services qua hotline 0988 44 6464.

Bắt đầu thủ tục tăng vốn điều lệ ngay hôm nay

Tăng vốn điều lệ công ty đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho việc mở rộng kinh doanh, ký kết hợp đồng lớn và thu hút nhà đầu tư. Với quy định mới tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, quy trình đã được số hóa và rút gọn đáng kể — chỉ cần hồ sơ đúng và đủ, doanh nghiệp có thể hoàn tất trong 3 ngày làm việc.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng và đúng luật, hãy liên hệ MIENNAM Services qua hotline 0988 44 6464 để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá dịch vụ phù hợp.