Thủ tục thành lập văn phòng đại diện 2026: Hồ sơ, các bước

Thành lập văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp có điểm giao dịch, chăm sóc khách hàng tại địa phương mới mà không cần mở chi nhánh. Thủ tục khá đơn giản và nộp hoàn toàn trực tuyến. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không được kinh doanh, nên nhiều doanh nghiệp chọn sai mô hình. Bài viết hướng dẫn hồ sơ, các bước thực hiện năm 2026 và cách phân biệt với chi nhánh.

Văn phòng đại diện là gì

Đây là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của công ty và bảo vệ các lợi ích đó.

Văn phòng thường dùng để giới thiệu sản phẩm, liên lạc với đối tác, nghiên cứu thị trường, hỗ trợ khách hàng. Văn phòng không được trực tiếp kinh doanh.

Văn phòng đại diện khác chi nhánh thế nào

Điểm khác biệt lớn nhất là quyền kinh doanh. Chi nhánh được bán hàng, ký hợp đồng, xuất hóa đơn. Văn phòng chỉ làm nhiệm vụ đại diện.

Nếu bạn cần bán hàng tại địa điểm mới, hãy chọn thành lập chi nhánh công ty hoặc đăng ký địa điểm kinh doanh.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

• Thông báo thành lập văn phòng theo mẫu hiện hành.
• Quyết định thành lập của chủ sở hữu với công ty TNHH 1 thành viên.
• Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị với công ty nhiều thành viên, công ty cổ phần.
• Giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng. Không cần nộp nếu đã kê khai số định danh cá nhân.

Các bước thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Ra quyết định thành lập

Công ty ra quyết định lập văn phòng. Quyết định ghi rõ tên, địa chỉ, nội dung hoạt động và người đứng đầu văn phòng.

Bước 2: Soạn và nộp hồ sơ trực tuyến

Hồ sơ nộp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nơi nhận là Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính nơi đặt văn phòng. Thời hạn nộp là 10 ngày kể từ ngày ra quyết định.

Bước 3: Nhận giấy chứng nhận

Sau 3 ngày làm việc, văn phòng được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. Văn phòng có mã số đơn vị phụ thuộc 13 số.

Lưu ý khi mở văn phòng đại diện

• Tên văn phòng phải gồm tên công ty và cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Địa chỉ văn phòng cần có hợp đồng thuê hoặc giấy tờ về quyền sử dụng hợp pháp.
• Văn phòng không xuất hóa đơn bán hàng, không ký hợp đồng kinh doanh.
• Văn phòng vẫn phải kê khai thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên nếu có trả lương.
• Nếu sau này muốn kinh doanh, doanh nghiệp cần lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp về văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có được kinh doanh không?

Không. Văn phòng chỉ thực hiện chức năng đại diện, liên lạc, xúc tiến cho công ty.

Thành lập văn phòng đại diện mất bao lâu?

Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý trong 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

Văn phòng đại diện có mã số thuế không?

Có. Văn phòng được cấp mã số đơn vị phụ thuộc 13 số để kê khai các nghĩa vụ thuế phát sinh.

Văn phòng đại diện có phải khắc dấu không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp tự quyết định có khắc dấu cho văn phòng hay không.

MIENNAM Services hỗ trợ mở văn phòng đại diện trọn gói

Chọn sai mô hình có thể khiến bạn phải làm lại thủ tục. MIENNAM Services hỗ trợ:

• Tư vấn miễn phí mô hình phù hợp với kế hoạch kinh doanh.
• Soạn quyết định, biên bản họp, thông báo thành lập.
• Nộp hồ sơ trực tuyến, nhận giấy chứng nhận thay bạn.

📞 Gọi ngay 0988 44 6464 hoặc nhắn Zalo để được tư vấn miễn phí. Xem thêm dịch vụ thành lập văn phòng đại diện.